PROCEDURA WHISTLEBLOWING

(ultimo aggiornamento agosto 2024)

Il sistema di whistleblowing implementato da MINISO WINKY ITALY SRL è a disposizione di tutti i dipendenti e delle altre parti interessate (ex dipendenti, candidati, azionisti, amministratori, fornitori, sub-fornitori e loro personale, singolarmente considerati il “Segnalante”).

Nel più ampio contesto dei valori a cui è ispirato il nostro Codice Etico, il sistema di whistleblowing rispecchia il forte impegno di MINISO nei confronti dell'etica, della conformità e della lotta contro ogni forma di corruzione.

La presente Procedura Whistleblowing ha lo scopo di illustrare le modalità di segnalazione di illeciti e di delineare le garanzie di riservatezza e protezione a tutela dei Segnalanti.

Che tipo di condotta può essere segnalata?

In base alle leggi e ai regolamenti vigenti, possono essere segnalati diversi tipi di condotte illecite (la “Segnalazione”). Si può trattare di un reato, di un illecito, di una minaccia o di un danno al bene comune, di una violazione o di un tentativo di occultare una violazione di un impegno internazionale debitamente ratificato o approvato dall’Italia, di un atto unilaterale di un'organizzazione internazionale basato su tale impegno, della violazione del diritto dell'Unione europea, di leggi o regolamenti.

La denuncia può riguardare fatti accaduti o molto probabili. Il Segnalante può avere una conoscenza diretta o indiretta dei fatti.

In particolare, ed a titolo esemplificativo, il sistema interno di whistleblowing di MINISO può riguardare:

• condotte che implicano frode, corruzione, traffico di influenza illecita, riciclaggio;
• qualsiasi caso di discriminazione o molestia morale o sessuale;
• qualsiasi evento che comporti una violazione della normativa in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro, protezione, ambiente e/o qualità;
• qualsiasi comportamento contrario al Codice Etico di MINISO o al Modello di organizzazione e gestione di MINISO (e delle controllate interessate) o illeciti rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231.

Chi riceve la segnalazione interna?

Nell’ambito della Organizzazione di MINISO, è possibile inviare la segnalazione interna all’Organismo di Vigilanza di MINISO che ha la piena responsabilità di garantire che le informazioni ricevute siano mantenute strettamente confidenziali.

Come fare una Segnalazione?

Ciascun Segnalante può inviare la propria segnalazione tramite la piattaforma informatica dedicata disponibile sul sito internet www.minisoitaly.it di MINISO WINKY ITALY SRL. L’utilizzo del canale di segnalazione informatico assicura la riservatezza delle persone e dei fatti oggetto della Segnalazione.

Come vengono gestite le segnalazioni?

Al ricevimento di una Segnalazione l'organo preposto:

• entro 72 ore lavorative (al massimo 7 giorni), invia al Segnalante un avviso di ricezione della Segnalazione;
• mantiene le interlocuzioni con il Segnalante e può richiedere a quest’ultimo, se necessario, integrazioni;
• conduce le indagini in modo tale da assicurare che le informazioni raccolte, ivi inclusa l’identità del Segnalante, delle persone coinvolte e delle persone che assistono il Segnalante nel processo di segnalazione, siano trattate con la massima riservatezza e sicurezza;
• fornisce riscontro alla Segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricezione della prima Segnalazione.

Segnalazioni in forma anonima

Sono possibili segnalazioni anonime. In questi casi l’organo preposto è tenuto a gestire le Segnalazioni soltanto se le stesse contengono elementi precisi e specifici nonché prove di supporto che rendano possibile dare seguito alla Segnalazione.

I Segnalanti devono agire in buona fede

L’utilizzo improprio, quindi, non in buona fede del sistema di segnalazione può esporre il suo autore a sanzioni disciplinari e/o azioni legali.

Al contrario, l'utilizzo del sistema in buona fede, anche se i fatti risultassero in seguito inesatti o non portassero ad alcun procedimento, non può esporre il Segnalante a eventuali sanzioni.

Riservatezza

L’organo preposto svolge le indagini nella massima riservatezza. Potrà avvalersi del supporto di collaboratori interni o esterni che saranno vincolati ad accordi di riservatezza.

A meno che non sia stato dato il consenso e salvo nei casi previsti dalla legge che prevedono la comunicazione all’Autorità giudiziaria, l'identità del Segnalante, delle persone interessate e dei terzi citati nella Segnalazione sarà mantenuta riservata. Anche l'identità della persona coinvolta ed i fatti contestati saranno mantenuti riservati fino a quando l'indagine interna non si concluderà con un procedimento disciplinare e/o legale, se necessario.

Misure di protezione

MINISO garantisce che i Segnalanti che agiscono in buona fede siano protetti da ogni forma di ritorsione. MINISO non intraprenderà alcuna azione disciplinare o discriminatoria nei confronti di dipendenti che hanno fatto una Segnalazione, anche se i fatti denunciati non sono provati. Queste misure di protezione sono garantite anche ai parenti ed alle persone che hanno assistito il Segnalante nel processo di segnalazione.